Manisa Büyükşehir’den dijital arşiv hamlesi

Manisa Büyükşehir Belediyesi, kurumsal hafızasını geleceğe güvenle taşımak amacıyla fiziki arşivini dijital ortama aktarıyor. Genel Sekreter Yardımcısı Ahmet Ata Temiz ile Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Funda Arslan, çalışmaları yerinde inceleyerek yürütülen süreç hakkında bilgi aldı.

Manisa Büyükşehir Belediyesi, modern şehircilik anlayışı hedefleri doğrultusunda kurumsal hafızasını dijital ortama taşıyor. Vatandaşlara daha hızlı, şeffaf ve etkin hizmet sunmayı amaçlayan Büyükşehir Belediyesi, fiziki arşivinde bulunan binlerce resmi evrakı Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi’ne aktarmak için geniş kapsamlı dijital dönüşüm çalışması yürütüyor. Çalışmaları yerinde inceleyen Manisa Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreter Yardımcısı Ahmet Ata Temiz ile Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Funda Arslan, yürütülen çalışma hakkında yetkililerden bilgi aldı. Projenin, belediyenin hizmet kalitesini artırmasının yanı sıra kurumsal hafızanın güvenli şekilde korunmasına önemli katkı sağlayacağı belirtildi.

Belgeler aşama aşama kayıt altına alınıyor

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve Arşiv Şube Müdürlüğü tarafından yürütülen proje kapsamında çalışmalar uluslararası standartlara uygun şekilde yürütülüyor. Altı temel aşamadan oluşan dijital arşiv aktarım sürecinde ilk olarak uzman ekipler tarafından fiziki ayrıştırma ve temizlik işlemleri yapılan belgeler, yüksek çözünürlüklü tarayıcılarla sayısallaştırılıyor. Ardından OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi kullanılarak belgelerin içerikleri dijital ortamda aranabilir hale getiriliyor. İndeksleme aşamasında evraklar; tarih, sayı ve konu gibi bilgilerle kimliklendirilirken, kalite kontrol süreçlerinden geçirilen tüm belgeler hatasız şekilde Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi’ne entegre ediliyor. Sürecin son aşamasında ise dijital veriler, gelişmiş şifreleme yöntemleriyle belediyenin güvenli sunucularında yedeklenerek koruma altına alınıyor.